展示会出展にはいくらかかる？相場費用やコストの抑え方、注意点を解説！

展示会出展にかかる費用の内訳と相場

まずは、展示会に出展するにあたって発生する主な費用の内訳と相場をみてみましょう。

これらの費用の詳細について、下記にて解説します。

出展料金

出展料金とは、会場使用料やブーススペースの料金です。展示会の参加費、場所代に該当します。

「3m×3m=1小間（こま）」とし、1小間あたり60万円程度かかるのが一般的です。展示会によっては1小間あたりの面積が異なるため、事前によく確認しておきましょう。

ブースの施工・設備費用

展示会では自社のスペース内にブースを設営する必要があり、施工・設備費用がかかります。ブースの施工・設備費用の内訳の例をみてみましょう。

・床・柱・壁の施工費
・コンセント・照明などの電気設備工事費
・インターネット工事費　など

ブースの施工・設備費用の相場は30～100万円程度で、ブースの大きさやデザインなどによって金額が変動します。

なお、展示会によっては「パッケージブース」という、出展料金にブースの施工・設備費用が含まれたプランが用意されている場合もあります。

パッケージブースは、自社で一からブースを設営するよりも費用を抑えやすいのがメリットです。ただし、他の企業と似たり寄ったりのブースになり、目立ちにくいというデメリットがあるため、利用は慎重に検討しましょう。

ブースのデザイン・装飾費用

ブースを設営したら終わりではなく、ブース内のデザイン・装飾も考える必要があります。ブースのデザイン・装飾費用の内訳の例は、下記の通りです。

・展示パネル・プレート・ポスターなどのデザイン・制作費
・什器のレンタル費
・ディスプレイモニター・音響機器などのレンタル費　など

展示パネル・プレート・ポスターなどを自社制作すれば、費用を抑えやすくなります。しかし、ブース内のデザイン・装飾は展示会の集客力や自社のイメージづくりに関わるため、安っぽくならないように気を配らなくてはなりません。

ブース内のデザイン・装飾を専門業者や会場に任せる場合の費用の目安は40万円程度です。デザインや装飾にこだわるほど費用が高くなっていくので、予算とのバランスを考えましょう。

なお、アニメーション・実写・VRなどの映像コンテンツは来場者の目に留まりやすく集客力向上が期待できますが、外注した場合の制作費が高い点に注意が必要です。

集客費用

展示会自体の広告・宣伝は、基本的に展示会側が行ってくれます。しかし、来場者がたまたま自社のブースに立ち寄ってくれる可能性に賭けていては、なかなか思うような結果は得られません。

展示会の効果を上げるには、チラシや招待状を配布したりメールを送信したり、自社のホームページやSNSで告知したりして見込み顧客にアピールすることが大切です。

また、プロモーションアイテムやノベルティを配布すると、自社の認知度やイメージアップに役立ちます。これらの広告・宣伝にかかる費用の相場は10～50万円程度です。

なお、メール・チラシ・招待状の作成やホームページへの告知の掲載などは、自社で対応するのが一般的です。自社で対応すれば印刷代や郵送費のみで済むので、集客費用を抑えられます。

その他の費用

ここまでに紹介したもの以外に、下記のような費用もかかります。

・スタッフ人件費
・物流・輸送費用
・交通費・宿泊費

これらの費用の相場は全体の10～20％程度ですが、スタッフの人数や移動距離などによって金額が大きく変動します。各費用の詳細を下記にて解説します。

スタッフ人件費

展示会当日のブース運営のためにアルバイトを雇ったり、ナレーターやコンパニオンを外注したりすると人件費がかかります。

また、スタッフの研修を行ったり、マニュアルやユニフォームを用意したりする場合はそれらの費用も考える必要があります。

物流・輸送費用

展示会場に商品や装飾品、備品などを持ち込む場合は、物流・輸送費用が発生します。展示会開催までに商品や備品を保管する必要がある場合は、保管費用も考慮しておきましょう。

交通費・宿泊費

展示会場が遠い場合は、会場までの交通費がかかります。場合によってはスタッフが会場近辺に宿泊する必要があるため、宿泊費も必要です。

展示会の費用を抑える方法

展示会にかかる費用のうち、出展料については展示会側が決めるものなので削減のしようがありませんが、それ以外の費用は削減可能です。どうすれば展示会にかかる費用を抑えられるのか、具体的な方法を紹介します。

ただし、コスト削減ばかりに意識が行き過ぎると集客に影響する可能性があるため、出展目的に影響しない範囲で留めるよう意識しましょう。

補助金・助成金の活用

自治体や法人・団体のなかには、中小企業をサポートするための補助金や助成金制度を設けているところがあります。展示会の出展料や装飾費などが対象となっている補助金・助成金制度もあるので、利用できないかどうかチェックしてみましょう。

また、地方自治体や公的機関主催の展示会は出展料が安いので、自社の商品に合う展示会があれば参加してみるのもおすすめです。

予算の見直しと管理

展示会にかかる費用を抑えたいときは、予算を決める時点から展示会の開催期間までの各段階で費用や予算の見直しと管理を行うことも大切です。

1度予算を決めたら終わるのではなく、想定していた費用と実際にかかった費用をチェックし、必要に応じて金額調整や削減を行います。

さらに実際に展示会のブースを運営するなかで、必要のないものや効率化できそうなものを探して無駄な出費を減らしましょう。

最適なブースサイズでの出展

展示会の出展料金は1小間あたりで加算されるのが基本です。展示する商品の配置やブース内のデザインを工夫して、必要以上に広いブースを確保しないよう心がけましょう。

ただし、ブースが狭すぎると集客力が落ちてしまうので、展示する商品に最適なブースサイズを考えることが重要です。オリジナリティが出にくくなりますが、パッケージブースを利用することも検討してみましょう。

早期出展申し込み割引の活用

展示会によっては、早めにブースを予約した企業を対象とした早期出展申し込み割引が用意されていることがあります。展示会への出展が決まったら、早めに予約を済ませましょう。

装飾を再利用した複数回出展

複数回同じ展示会に出展するのも、費用を抑えるのに有効です。パネルや装飾品などを次回の展示会に使い回せば、その分コストが削減できるためです。展示会終了後にすべて解体・廃棄せず、再利用できそうなものを残しておきましょう。

コンペ・相見積もり

ブースの設営や装飾のデザイン・制作を外注する場合は、3～5社を目安にコンペを開催したり相見積もりを取ったりしましょう。複数の業者から、費用が安い業者を見つけられます。

ただし、金額だけで選ぶと思うような成果物が上がってこない可能性があります。業者のホームページに掲載されている施工例などを確認し、自社のイメージに合うところを探しましょう。

協力業者との関係構築

ブースの設営や装飾のデザイン・制作を外注するときは、取引先と長期的に良好な関係を構築することも大切です。良い関係が築けていれば、費用面の相談・要望に対応してもらいやすくなります。

展示会に出展する際の注意点

最後により良い展示会にするために注意すべきポイントを紹介します。

展示会のテーマは自社の商品に合っているかを見極める

展示会にはテーマがあり、それぞれ出展する企業や来場者の属性が変わってきます。テーマがズレていると出展する意味が失われるため、自社の商品に合うテーマの展示会を選びましょう。

出展する目的を明確にする

出展する目的があいまいだと、展示内容や集客の手段がブレて思うような成果を得にくくなります。新商品の認知度を上げたい、新規顧客を獲得したい、既存顧客と関係を強化したいなど、出展する目的を明確にしておきましょう。

ブースの装飾は適度なバランスを保つ

展示会で自社のブースを目立たせることは大切ですが、装飾にこだわり過ぎると費用がかさみます。予算と装飾の適度なバランスを保ちましょう。

アフターフォローを怠らない

展示会に出展して終わりでは、徐々に来場者の記憶から消えてしまいます。展示会の費用対効果を高めるためにも、展示会終了後も顧客のフォローを行いアポの獲得や商品購入につなげていきましょう。

まとめ

展示会は見込み客との接点を増やしたり、自社に認知度を上げたりといった効果が期待できる一方で、コストや手間がかかるといったデメリットがあります。

費用対効果を上げるには、ただパンフレットを配布したり名刺を交換したりして終わるのではなく、展示会後のフォローが重要です。とはいえ、大勢の見込み顧客を一人ひとりフォローするのは大変なので、テレアポ代行の利用を検討してみましょう。

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