目次
営業における案件進捗管理の重要性
営業の仕事において案件進捗管理が重要とされる理由について解説します。
正確な売り上げ予測ができる
営業状況を把握できれば、正確な売上の予測も早い段階で立てることができます。そうすれば予測に基づいた改善策も早い段階で練ることが可能になります。売上予測が良かった場合も、あまり良くなかった場合も、業務効率アップにつながります。
営業スケジュール管理に役立つ
営業活動全体の業務の案件進捗管理を適切に行うことで、次に行うべき業務が明確になります。そのため、スケジュール管理もしやすくなるでしょう。
逆に案件進捗管理がうまくできていないと、スケジュールの修正などが必要になることも多いです。
営業活動における課題を見つけられる
営業の案件進捗管理を行うことで、営業の流れが可視化されます。これにより、問題が発生しやすい段階を発見できるでしょう。
なぜその段階で問題が発生しやすいのか、分析した上で対策を講じることで、問題の発生を防止できます。そうすれば、業務効率化にもつながります。
例えば、先ほど紹介した商談を5段階のフェーズに分ける方法では、受注確度に応じて次の戦略を立てたり、マネージャーが評価を行ったりすることが可能です。
案件進捗管理を行わないと、失注する可能性に気付きにくく、トラブルの発生リスクをなかなか予測できません。対策を講じるのも難しくなります。
案件進捗をエクセルで管理するときの項目
案件進捗をエクセルで管理する際、商談が成約するまでのプロセスを項目別に分けておくと全体を管理しやすくなります。
各項目は、表現の違いや認識のズレを防ぐために記入方法を統一しておくと安心です。
また、数値化できる内容であれば比較や優先度も分かりやすくなり、効率的な営業活動にもつながります。
代表的な項目は以下のとおりです。
・案件の名称
・有効な商談数
・担当者からのコメント
・商談準備
・受注確度の高さ
・受注する際の予定金額
特に受注確度のランク付けは、適切に実施すると営業成績の向上にもつながるため重要です。
受注確度のランク付け方法については、以下の記事で詳しく説明しています。
受注確度とは？判断基準やランク付けの方法を詳しく紹介
エクセル上で案件進捗管理を行うポイント
エクセルで案件進捗管理を行う際のポイントについて解説していきます。
入力ルールを設ける
データを入力する際には、属人化してしまわないように、あらかじめルールを定めることが大切です。
たとえば、1行に1案件のみ入力することや、データを当てに入力することなどをルールとして明確に定めましょう。
作業効率化を徹底する
データ量が増えて動作が重くなることや、同時編集できないことによる不便さは、作業方法の工夫である程度解決できます。
たとえば、定期的にデータの整理を行うようにすると良いでしょう。不要なデータや古いデータを別ファイルに移すことで動作が軽くなります。また、作業時間をあらかじめずらして決めておくと、同時編集できない煩わしさがなくなるでしょう。
セキュリティ対策を行う
エクセルは汎用性が高く誰にでも扱えるため、情報漏洩のリスクには十分に注意しなければなりません。データを外に持ち出さないようにし、社内だけで閲覧・編集できる環境で使用することが大切です。
案件進捗管理に活用できるテンプレート【無料】
案件進捗管理を無料で行えるテンプレートについて紹介します。
Microsoft Office
Microsoft Officeであれば、公式にリリースされている顧客管理表が利用可能です。
名称や連絡先などの基本項目が揃っており、必要項目を入力するだけで簡単にデータベースを作成できます。
また、フィルタ機能を活用し、顧客の中から必要な情報をピックアップして検索することも可能です。
表のカラーを見やすく変更するなど、簡単なカスタマイズもできます。
デザインや機能面を重視しなければ、Microsoft Officeのテンプレートで十分でしょう。
Excel Form 顧客管理
Microsoftのエクセルを活用して作成された無料の顧客管理ソフトです。
ユーザーフォームを利用して直感的に操作できるデザインとなっているため、特別な知識がなくても簡単に顧客情報の管理ができます。
入力された情報はほかのシートと自動で連携が行われ、作業の重複を防いで業務の効率化が図れます。
データベースから必要な項目を選択して、一覧表を印刷したりCSV出力したりすることも可能です。
はがきや封筒の宛名、売上の集計表なども印刷できます。
bizocean
bizoceanは国内でも最大級の書式テンプレートを扱うサイトで、顧客管理に関しても豊富なデザインの中から選べます。
職業のジャンル別でもさまざまな書式が用意されているので、最適なテンプレートを探すサイトとしては非常に便利でしょう。
ビジネス向けの書式テンプレート以外にも、図形や年賀はがき、画像素材などあらゆるデータが集められています。
無料でダウンロード可能ですが、利用する際には会員登録が必要です。
HubSpot
HubSpotは、マーケティングや営業などさまざまな業務に利用できるプラットフォームを運営している会社です。
無料で提供されているテンプレートも多く、その中のひとつに「営業案件及び営業進捗管理エクセルテンプレート」があります。
顧客情報だけではなく、個人売上とチーム売上を入力することで自動連携して管理が可能です。
ダウンロードするには、個人名と会社名、連絡先などの情報を入力する必要があります。
エクセルでの案件進捗管理にはデメリットもある
案件進捗管理をエクセルで管理する際のデメリットについて紹介します。
情報の更新に手間がかかる
エクセルで情報を更新するには、必要なファイルを探して開き、入力や編集を行って保存しなければなりません。多くの情報を管理するとファイル数も増えるため、更新すべきデータを見つけ出すにも時間がかかります。
また、エクセルでの管理は手作業になるため、常に最新の情報を保つのは困難です。データ量が多くなればなるほど、更新に手間がかかってしまうでしょう。
外出先での確認がしにくい
エクセルは主にパソコンで使用するソフトなので、スマートフォンやタブレットでの確認には向いていません。
アプリによって閲覧や編集ができる場合もありますが、パソコンの画面と異なる表示になったり操作性が悪かったりするため、外出先での案件進捗管理は困難です。
外回りの営業では、情報の確認を頻繁に行う必要もあるため、特に不便を感じるでしょう。
ノートパソコンを持ち出したとしても、起動してファイルを確認するなど時間を要します。
外出先でも手軽に確認したい場合は、スマートフォンでも閲覧しやすいITツールを活用した方が良いでしょう。
同時編集ができない
エクセルのファイルは、複数人で同時に編集することができません。誰かが編集している場合は、その作業が終わるまで待つ必要があります。
ほかのメンバーも待っている場合には、なかなか自分の順番が回ってこないこともあるでしょう。チームで運用するにはあまり向いていないかもしれません。
また、エクセルのファイルはデータの蓄積量が多くなると、起動が遅くなり入力の反応も悪くなります。場合によってはファイルが壊れてしまうこともあります。
「リストクラスターMaps」なら案件進捗管理を簡単に行える！
エクセルで営業の案件進捗管理は工夫次第で効率化を図れますが、それでも限界があります。そこで、オリジナル営業マップ作成ツール「リストクラスターMaps」を使用してみてはいかがでしょうか。
一人ひとりのエクセルデータをそのまま取り込み可能
管理ツールの導入では、データの移行作業に不安を感じる方も多いでしょう。
リストクラスターMapsでは、複数の営業マンがそれぞれエクセルデータを管理している場合でも、そのままの形で情報を取り込むことが可能です。
スムーズにデータ移行ができるので導入時の負担もありません。
さらに、データ項目のカスタマイズもできるため、管理しやすく見やすい形式に変更できます。
場所が視覚的に確認でき、担当エリアの効率化を図れる
担当者の変更がある際、エリアの情報を整理して伝える引き継ぎ作業には多くの時間がかかるでしょう。
リストクラスターMapsでは、マップを活用して場所が視覚的に確認できるため、引継ぎが簡単です。
ほかにも、マップを確認することで、より効率的な担当エリアの割り振りなども行えます。人件費や交通費の削減にもつながるでしょう。
商談後すぐに報告ができる
日報などの事務処理に時間がかかると、営業活動に支障が出る可能性もあるでしょう。
リストクラスターMapsを活用すると、スマホでスムーズに結果を登録できるため、事務処理にかかる時間の削減が可能です。
時間効率を高めて営業成績を改善するだけではなく、報告漏れの防止にも役立ちます。登録した情報はリアルタイムで共有でき、履歴にも残るため確認漏れも防げます。
まとめ
営業の案件進捗管理でエクセルを使用する方法なら、導入のハードルが低く、浸透しやすいことがメリットです。ただ、同時編集できないことやデータ量が増えると重くなりがちな点も考慮しなければなりません。入力ルールを設けたり、定期的にデータの整理をしたりする必要があります。
エクセルで営業の案件進捗管理は不便だと感じたら、「リストクラスターMaps」の利用を検討してみてください。